Per 1 juli 2021 – de start van het nieuwe seizoen – zal AZC enkele aanpassingen doen in de ledenadministratie. De belangrijkste verandering is dat er voortaan nog maar één mailadres is, waar de leden met al hun vragen, opmerkingen en wijzigingen betreffende hun lidmaatschap terecht kunnen: ledenadministratie@azczutphen.nl.
De meeste leden zullen er niet dagelijks bij stil staan, maar de ledenadministratie is een belangrijk onderdeel van de vereniging, waar we veel aandacht aan besteden. Desondanks treedt er helaas gauw ‘vervuiling’ op, in die zin dat gegevens over de leden onvolledig zijn of niet kloppen. Soms zijn de mensen van de ledenadministratie daar de oorzaak van, omdat wijzigingen niet goed worden verwerkt. Soms ligt het aan de leden zelf omdat ze wijzigingen niet of op de verkeerde plek doorgeven. Er zijn legio voorbeelden van opzeggingen van het lidmaatschap aan leiders of trainers, die vervolgens niet zijn doorgegeven aan de ledenadministratie. Vaak leidt dat tot vervelende discussies over de vraag of er nu wel of niet is opgezegd.
Aanmelden als lid
Met de aanpassingen in de ledenadministratie hopen we dit soort discussies te voorkomen. Voor mensen die zich (of hun kind) willen aanmelden als lid van AZC verandert er niks. Zij kunnen het aanmeldingsformulier op de website invullen of telefonisch (06-51614000) of via de mail (verenigingscoach@azczutphen.nl) contact opnemen met onze verenigingscoach Anno Waterlander. Hij zorgt dan voor de inschrijving van het nieuwe lid in de ledenadministratie.
Wijzigingen doorgeven
Ben je eenmaal ingeschreven als lid, dan verloopt alle communicatie betreffende je lidmaatschap via ledenadministratie@azczutphen.nl. Dit geldt uiteraard ook voor de ouders/begeleiders van onze jeugdleden. Op dit mailadres kun je alles doorgeven: een ander adres, een ander telefoonnummer of een ander e-mail adres en ook een ander bankrekeningnummer. Betalen je ouders niet langer je contributie maar ga je die voortaan zelf betalen? Wil je je lidmaatschap als spelend lid omzetten in niet-spelend lid of een donateurschap? Dit kun je allemaal doorgeven op het mailadres van de ledenadministratie. Je ontvangt daarvan dan een bevestiging.
Even een hint: als je nog nooit de (maandelijkse) e-mail nieuwsbrief van AZC hebt ontvangen, dan hebben we waarschijnlijk geen of geen actueel mailadres van je. Geef dit dan s.v.p. door via ledenadministratie@azczutphen.nl.
Opzeggen lidmaatschap
Ook het opzeggen van het lidmaatschap (en de overschrijving naar een andere vereniging die daar eventueel mee gepaard gaat) gaat voortaan via het centrale mailadres van de ledenadministratie. Tot voor kort was hiervoor een apart emailadres, maar dit komt per 1 juli 2021 te vervallen. Deze wijziging betekent dat de opzeggingen nu binnenkomen op de plek waar ook alle gegevens m.b.t. de contributie direct voorhanden zijn, zodat er vlot kan worden gecommuniceerd.
Communiceer s.v.p. via de mail. Ga niet bellen, appen of iemand persoonlijk aanspreken op het veld of in de kantine. Als je een mail stuurt naar de ledenadministratie dan kun je altijd op de inhoud daarvan terugvallen en ontstaan er nooit discussies. Ook ontvang je altijd een bevestiging van ontvangst.
Opzegging en contributie
Over de opzegging van het lidmaatschap in relatie tot de contributieverplichting nog even het volgende: AZC hanteert zoals vrijwel iedere voetbalclub een jaarlidmaatschap. Een voetbaljaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni. Opzegging dient dus voor 1 juli te gebeuren.
Iedereen die op 1 juli staat ingeschreven als lid, is in principe het hele voetbaljaar contributie verschuldigd, zelfs als je al in juli, augustus, september of oktober je lidmaatschap opzegt. Dit komt onder meer omdat AZC voor ieder lid dat op 1 juli staat ingeschreven een afdracht (voor het hele jaar) aan de KNVB moet doen.
Wij merken in de praktijk dat dit niet altijd voor iedereen duidelijk is. Regelmatig ontvangen wij opzeggingen, waarbij leden aangeven per direct hun lidmaatschap te willen beëindigen, in de veronderstelling dat ze vanaf dat moment geen contributie meer hoeven te betalen. Dat is dus niet zo.
Overigens gaat AZC hier wel coulant mee om. Bij opzeggingen in het eerste kwartaal van het nieuwe voetbaljaar, wordt altijd bekeken (zeker bij jeugdleden) of het reëel is om het hele jaar contributie te verlangen. Dit is echter ter beoordeling aan de penningmeester. Bij een verhuizing naar een andere gemeente kan het lidmaatschap (en daarmee de contributieverplichting) ook altijd per direct worden beëindigd.
Contributie
De contributie wordt vier keer per jaar geïnd: in september, november, februari en mei. Altijd op de 26e, tenzij die dag een zondag is. Bij de contributie-inning hanteren we een zorgvuldige procedure. De contributies worden automatisch geïncasseerd. Is er sprake van een stornering (door het lid zelf of door de bank i.v.m. onvoldoende saldo), dan wordt het lid hiervan met een brief per mail van op de hoogte gesteld met het verzoek de contributie alsnog over te maken. Wordt hier geen gehoor aan gegeven, dan ontvangt het lid binnen enkele weken een betalingsherinnering met daarbij de waarschuwing dat bij niet betalen een incassobureau zal worden ingeschakeld. Is er dan binnen veertien dagen nog niet betaald, dan wordt het dossier overgedragen aan een incassobureau, wat inhoudt dat er 40 euro aan extra kosten in rekening worden gebracht.
Voor AZC én voor de leden zelf is het belangrijk dat de ledenadministratie altijd beschikt over de juiste gegevens van iedereen. Daarbij kun je ervan uitgaan dat we werken conform de privacywetgeving. Geef je wijzigingen daarom altijd tijdig door op ledenadministratie@azczutphen.nl!
Ga terug naar overzicht